MENU
  • Business Booster | Aleksey Sivakov

    19.09.2024 • ОтзывыКомментарии к записи Business Booster | Aleksey Sivakov отключены

    Получил достаточно много новых знаний для внедрения в деятельность своего небольшого агентства недвижимости на практикуме ‘Бизнес-операционная система’.
    Идея проводить обучение сотрудников постоянно — просто супер. Когда какой-то сотрудник уходит, мы теряем много времени на поиск нового.
    Практически многое нужно менять. Вообще недостаточно средств выделяется на рекламу и пиар.

    Комментарии к записи Business Booster | Aleksey Sivakov отключены

    Read More
  • Business Booster | Gulshat Bajmanova

    18.09.2024 • ОтзывыКомментарии к записи Business Booster | Gulshat Bajmanova отключены

    Курс ‘Система мотивации и формирования заработной платы’ был для меня очень полезен, и теперь предстоит много работы. Я рада, что появилось понимание многих аспектов, касающихся формирования заработной платы и мотивации сотрудников.

    Комментарии к записи Business Booster | Gulshat Bajmanova отключены

    Read More
  • Как воспитать самодисциплину на удалённой работе?

    17.09.2024 • ПубликацииКомментарии к записи Как воспитать самодисциплину на удалённой работе? отключены

    Массовый переход на удаленку в 2020 стал серьезным вызовом для бизнеса. Business Booster — не исключение, — переход дался нам нелегко. Но сейчас наша команда из 283 сотрудников работает удаленно из 27 стран.  Сегодня я хочу поделиться опытом, как воспитать самодисциплину в команде, работающей из дома.

    Без самодисциплины даже самые талантливые сотрудники теряют эффективность. Для владельца бизнеса это потеря денег. 

    1. Создайте четкую систему управления

    Начните с себя и своих менеджеров. Удаленка требует другого подхода:

    • Разработайте четкую организационную структуру. Каждый должен понимать свою роль и зону ответственности — это поможет избежать хаоса;
    • Внедрите систему KPI. По данным Gallup, сотрудники, четко понимающие свои цели, в 3,6 раза более вовлечены в работу;
    • Введите еженедельное и ежедневное планирование. Каждый сотрудник составляет для себя план работы в соответствии с приоритетами и утверждает с непосредственным руководителем. 

    Система OKR (Objectives and Key Results), применяемая в GitLab, помогает структурировать работу удаленных сотрудников. Каждый квартал устанавливаются 3-5 ключевых целей и измеримых результатов для каждой из них. Например, цель «Улучшить пользовательский опыт» с результатом «Снизить время загрузки страницы на 20%». Это дает сотрудникам четкое понимание приоритетов, позволяет самостоятельно планировать работу и отслеживать прогресс. Такой подход повышает мотивацию и самодисциплину, так как каждый видит, как его ежедневные задачи влияют на достижение стратегических целей компании.

    1. Обеспечьте правильные условия для работы

    Нельзя требовать самодисциплины от человека, работающего с ноутбуком на кухне, где готовится обед и играют дети.

    • Помогите сотрудникам организовать рабочее место дома. Выделите бюджет на покупку стола, кресла, второго монитора;
    • Если домашние условия совсем не подходят, рассмотрите аренду коворкингов или небольших офисов рядом с домом сотрудников.
    1. Внедрите инструменты для отслеживания времени и задач

    В Business Booster мы используем Time Doctor. Это не только инструмент контроля для руководителей, но и помощник в самоорганизации для сотрудников, так как их зарплата напрямую зависит от количества часов, которые фиксирует Time Doctor. Сотрудник начинает рабочий день с того, что запускает Time Doctor, и это считается началом его рабочего дня. Программа делает скриншоты через определённый промежуток времени и формирует отчёт. Если сотрудник ничего не делает, Time Doctor сперва отправляет уведомление «Вы всё ещё работаете?». Если ответа не последовало — программа перестаёт считать рабочее время. 

    Кроме Time Doctor, эффективны RescueTime, Toggl, Harvest.

    Объясните сотрудникам, что это инструмент для повышения их эффективности, а не тотального контроля. 

    Исследование Owl Labs показало, что 36% сотрудников на удаленке работают больше часов, чем в офисе. Трекеры помогут избежать выгорания.

    1. Установите четкие правила коммуникации
    • Определите основные каналы связи. Например, Slack для быстрых вопросов, Zoom для видеоконференций, email для формальной коммуникации;
    • Установите «часы тишины» — время для сосредоточенной работы без отвлечений на сообщения. 

    Компания Buffer внедрила практику «нет встречам по средам», чтобы сотрудники могли полностью сфокусироваться на своих задачах один день в неделю.

    1. Поощряйте здоровый образ жизни
    • Предложите сотрудникам программы для занятий спортом онлайн;
    • Внедрите практику регулярных перерывов. Метод Pomodoro (25 минут работы, 5 минут отдыха) показывает отличные результаты.

    Иследование Университета Калифорнии показало, что сотрудники, практикующие медитацию, на 77% реже пропускают работу из-за болезни.

    1. Создайте культуру доверия и ответственности
    • Фокусируйтесь на результатах, а не на времени, проведенном за компьютером.;
    • Поощряйте инициативу и креативность. Дайте сотрудникам возможность предлагать свои идеи по улучшению процессов.

    Basecamp практикует «асинхронную коммуникацию», позволяя сотрудникам работать в удобное для них время, пока задачи выполняются в срок.

    1. Регулярно проводите обучение
    • Организуйте тренинги по тайм-менеджменту и самоорганизации;
    • Поощряйте обмен опытом между сотрудниками. Пусть они делятся своими лучшими практиками.

    По данным LinkedIn, 94% сотрудников остались бы в компании дольше, если бы та инвестировала в их обучение. Практика Business Booster подтверждает это: благодаря тому, что мы внедрили индивидуальную программу обучения для каждого сотрудника, средний стаж работы в компании составляет минимум 3 года. 

    Воспитание самодисциплины на удаленке — это совместная задача как владельца бизнеса и руководства, так и от самих сотрудников. Создайте среду, где самодисциплина становится не навязанной необходимостью, а естественным стремлением каждого члена команды. Подавайте позитивный пример: шерьте ваш календарь задач в Google Calendar или таск-трекере, чтобы сотрудники видели, что их руководство следует установленным правилам. 

    Переход на удаленную работу — это изменение культуры компании. Будьте готовы к тому, что не все сотрудники смогут адаптироваться. Но те, кто сможет, станут основой вашей новой, более эффективной и гибкой организации.

    Комментарии к записи Как воспитать самодисциплину на удалённой работе? отключены

    Read More
  • «Внедрение системы — это глубокая трансформация» — Сергей Голуб после Business Booster

    17.09.2024 • ПубликацииКомментарии к записи «Внедрение системы — это глубокая трансформация» — Сергей Голуб после Business Booster отключены

    Сергей Голуб — выпускник Школы Владельцев Бизнеса

    Компания: «Роад Констракшн» 

    Страна: Украина

    Направление: Производство асфальта, производство тротуарной плитки, дорожные услуги, продажа строительных материалов. 

    Ваш бизнес весьма специфичен — вы занимаетесь строительством дорог в Украине. Внедрение управленческих инструментов в такой сфере может показаться непростой задачей. Что подтолкнуло вас к этому решению?

    Основной причиной стало то, что управлять бизнесом вручную стало невозможно. Наш бизнес начал стремительно расти, и мы столкнулись с ситуацией, когда без системного подхода было сложно справляться с процессами. Нужно было создать структуру, которая бы поддерживала дальнейшее развитие.

    Ваш бизнес работает в зоне боевых действий. Как вам удаётся справляться с этим вызовом?

    Это действительно непросто. Мы находимся всего в 40 километрах от границы с Россией, и ситуация остаётся нестабильной. С началом военных действий пришлось перестраивать бизнес, включая работу над военными проектами. Нас серьёзно разбомбили, но благодаря внедрённым инструментам управления мы смогли быстро адаптироваться и продолжить работу, несмотря на все сложности.

    Вы упоминали, что внедрение управленческих инструментов — это задача владельца бизнеса. Почему?

    Раньше я думал, что можно делегировать эту задачу, но в процессе работы понял, что только владелец может эффективно внедрить эти инструменты. Это требует полной вовлечённости и решимости. Внедрение системы — это не просто назначение людей на должности, это глубокая трансформация, которую может провести только владелец.

    Как развивался ваш бизнес после завершения Школы владельцев бизнеса? Какие результаты вы достигли?

    После окончания Школы я осознал, что систематизация — это только начало. С помощью Анны Гринкевич я назначил исполнительного директора, что заняло около полугода. Мы начали расставлять людей на должности, распределять обязанности и внедрять должностные инструкции. Это позволило мне полностью уйти от оперативного управления уже более двух с половиной лет. За это время наша компания выросла в 5-7 раз, несмотря на войну.

    Как этот рост отразился на вашем бизнесе?

    За последние два года мы вложили более 100 миллионов гривен в модернизацию. Мы купили новые заводы и теперь можем вести до 10 проектов одновременно. Это стало возможным только благодаря внедрению управленческих инструментов — без них мы не смогли бы эффективно управлять таким количеством проектов.

    Как вам удалось улучшить административные процессы?

    Мы так оптимизировали процессы, что могу задать вопрос и получить ответ в течение двух минут. Это очень важно, особенно в нашей сфере, где мы работаем с бюджетными и государственными контрактами. Мы значительно улучшили управленческие процессы, что позволило нам не только выживать, но и расти в таких сложных условиях.

    Вы обучали своих сотрудников. Как это сказалось на вашем бизнесе?

    Да, мы отправили исполнительного директора и других ключевых сотрудников на обучение в Школу руководителей. Это принесло отличные результаты. Мы также создали свою Академию обучения, где проходит обучение почти весь наш персонал. Это помогло выстроить не только административную, но и кадровую структуру.

    Что бы вы посоветовали предпринимателям, которые начинают внедрять инструменты управления?

    Не стоит бояться сложностей. Внедрение инструментов управления требует времени и полной вовлечённости, но это того стоит. Эти инструменты помогают не просто удерживать бизнес на плаву, но и расти даже в самых тяжёлых условиях.

    Комментарии к записи «Внедрение системы — это глубокая трансформация» — Сергей Голуб после Business Booster отключены

    Read More
  • Business Booster | Yurij Koshkin

    16.09.2024 • ОтзывыКомментарии к записи Business Booster | Yurij Koshkin отключены

    Очень полезный курс ‘Регламенты и должностные инструкции’, узнал много нового, что позволит ускорить создание регламентов. До прохождения курса имел немного другие представления о том, как это делать. Теперь могу с уверенностью сказать, что мы освоим «пятилетку» за несколько месяцев. Уже начинаю настраивать команду. Становлюсь для них не только руководителем, но и коучем.

    Комментарии к записи Business Booster | Yurij Koshkin отключены

    Read More
  • Секреты перехода компании на удалёнку

    10.09.2024 • ПубликацииКомментарии к записи Секреты перехода компании на удалёнку отключены

    Несколько лет назад мы начали предоставлять услуги бизнес-акселератора в онлайн. Сегодня все 284 члена команды Business Booster работают удалённо из 26 стран мира. Переход не был гладким, но опыт оказался бесценным. Сегодня расскажу, как эффективно перевести команду на удаленку и избежать типичных ошибок. 

    Главная проблема при переходе на удаленную работу — неготовность менеджеров. Многие привыкли управлять, находясь в одном помещении с сотрудниками. Они полагаются на визуальный контроль: кто чем занят, кто усердно работает, а кто имитирует бурную деятельность. При удаленке этот инструмент теряется и приходится учиться новым, а также развивать такую штуку, как доверие. Но даже это не гарантирует стабильной и эффективной работы. 

    Нужно выстраивать систему управления. Вот ключевые шаги:

    1. Создайте четкую организационную структуру

    Нарисуйте функциональную схему компании. Каждый должен понимать, кто за что отвечает и кому подчиняется. Обучите сотрудников взаимодействию с руководителями и коллегами. Это разные типы коммуникации, их важно различать. Например, если у дизайнера возникла проблема с текстом для макета, он не идет сразу к руководителю отдела. Вместо этого он напрямую связывается с копирайтером, чтобы решить вопрос. Но если дизайнер не укладывается в дедлайн из-за этой проблемы, он уже обращается к своему руководителю. Такой подход позволяет решать текущие вопросы быстро и эффективно, не перегружая менеджмент, но при этом держать руководство в курсе важных проблем.

    2. Внедрите должностные инструкции

    У каждого сотрудника должен быть четкий перечень обязанностей. Это помогает фокусироваться на главном и избегать размытия зон ответственности. В Business Booster у каждого руководителя и сотрудника в личной папке хранится документ с должностной инструкцией, в которой прописаны продукт, успешные и неуспешные действия и другая информация, которая позволяет человеку эффективно выполнять свои обязанности. 

    3. Введите систему метрик

    Каждый сотрудник должен еженедельно отслеживать свои показатели. Это позволяет видеть динамику: растут результаты или падают. Мы делаем это так: в начале каждой недели каждый член команды проставляет себе планируемую квоту по своей функции. Например, менеджер по продажам ставит сумму, на которую ему нужно продать продукты компании, а редактор — количество текстов в соцсети, статьи и другие PR-материалы. 

    4. Организуйте недельное планирование

    Пусть каждый сотрудник начинает неделю с составления плана. А заканчивает — отчетом о выполнении. План утверждается непосредственным руководителем. Это дисциплинирует и помогает правильно расставлять приоритеты. 

    5. Проводите регулярные координации

    Выделите время (например, в начале недели), когда все сотрудники представляют свои планы руководителю. Он утверждает их, вносит корректировки, согласовывает работу команды.

    Только внедрив эти инструменты, можно организовать стабильную работу компании на удалёнке. Но и здесь есть подводные камни.

    Работать из дома комфортно не всем

    Не у всех сотрудников есть условия для работы из дома. Кому-то может не хватать отдельного рабочего места. По данным исследования Gartner, только 16% сотрудников имеют полноценно оборудованное домашнее рабочее место. Если нет возможности организовать такое пространство дома, предложите сотруднику рассмотреть коворкинг где-нибудь рядом с домом.

    Как контролировать работу сотрудников на удалёнке? 

    Не у всех есть высокий уровень самоконтроля. Не все люди на удалёнке могут быть такими же продуктивными, как в офисе. Для того, чтобы всё было честно и прозрачно, есть программы для отслеживания рабочего времени. В Business Booster мы используем Time Doctor. Программа делает скриншоты компьютера сотрудника и подсчитывает, сколько времени он тратит на работу. Если сотрудник смотрит фильмы или занимается другими посторонними делами пока включён Time Doctor, это время ему оплачиваться не будет. Благодаря такому подходу, команда ответственно подходит к тайм-менеджменту. 

    Будьте готовы, что при переходе на удаленку вы можете потерять часть сотрудников. Кто-то не сможет адаптироваться к новым условиям, кому-то не подойдет формат. По данным Buffer, 20% удаленных сотрудников называют одиночество главной проблемой такого формата работы. Это нормально, не пытайтесь удержать всех любой ценой.

    Но у вас появляется другое преимущество — возможность нанимать талантливых специалистов из любой точки мира. Согласно отчету Upwork, 73% всех команд будут иметь удаленных сотрудников к 2028 году. Это открывает огромные возможности для роста и развития бизнеса.

    Вот несколько дополнительных советов для эффективной удаленной работы:

    1. Используйте видеосвязь для важных встреч. Это помогает сохранить личный контакт и улучшает коммуникацию.

    2. Внедрите инструменты для совместной работы. Trello, Asana, Slack — выберите то, что подходит вашей команде.

    3. Установите четкие правила коммуникации. Когда сотрудники должны быть на связи? Какой канал использовать для срочных вопросов?

    4. Не забывайте о командном духе. Организуйте виртуальные кофе-брейки или онлайн-игры для неформального общения.

    5. Поощряйте обучение и развитие. Удаленный формат дает больше времени на самообразование, используйте это.

    Переход на удаленку — это вызов для любой компании. Но при правильном подходе он может стать мощным толчком для развития бизнеса. Главное — выстроить четкую систему управления и дать сотрудникам необходимые инструменты для эффективной работы.

    Помните: удаленная работа — это не просто смена места. Это изменение подхода к организации процессов и коммуникации. Будьте готовы учиться и адаптироваться. И тогда вы сможете создать эффективную удаленную команду, которая поможет вашему бизнесу выйти на новый уровень.

    Комментарии к записи Секреты перехода компании на удалёнку отключены

    Read More
  • Business Booster | Aleksandr Kvyshko

    10.09.2024 • ОтзывыКомментарии к записи Business Booster | Aleksandr Kvyshko отключены

    Прекрасный курс! Он помогает понять, как создаются инструкции и регламенты, в чём их различия и для чего они нужны. На курсе делятся инструментами, которые помогают внедрить в работу компании написание инструкций и регламентов.

    Комментарии к записи Business Booster | Aleksandr Kvyshko отключены

    Read More
  • Раньше управление было на интуитивном уровне, а теперь всё чётко структурировано

    10.09.2024 • ПубликацииКомментарии к записи Раньше управление было на интуитивном уровне, а теперь всё чётко структурировано отключены

    Адилжан Нугманов — резидент Business Booster

    Компания: «АБН Технологии» 

    Страна: Казахстан

    Почему вы решили участвовать в проекте, с какой проблемой столкнулись, и каких результатов удалось достичь?

    Я принял участие в проекте не из простого интереса, а потому что в нашей компании возникли определённые проблемы. Я осознал, что эти трудности связаны с отсутствием профессионального менеджмента. Начал искать обучение и различные услуги, чтобы решить эту проблему. Это заняло у меня около полугода. Со временем я понял, что мне не хватает компетенций в этой области, и начал изучать различные варианты. В итоге остановился на вашей компании. Онлайн-обучение было для меня в новинку, и сначала я не доверял процессу, опасаясь, что это может оказаться просто «выкачкой денег». Даже пробовал обратиться в местную компанию в Алматы, но в итоге всё равно вернулся к вашему обучению — оно оказалось удобнее.

    Как прошло внедрение инструментов управления и каких результатов удалось добиться?

    Сейчас у нас в компании работает около 40 сотрудников. Когда мы начинали в 2014 году, наша компания была сосредоточена на технологиях и продаже сельскохозяйственной техники. Со временем мы переориентировались и теперь предоставляем комплексные решения для фермеров, а не просто продаём технику. После внедрения инструментов управления я стал более уверенно заниматься менеджментом, выстраивать профессиональные отношения с командой. Раньше это было больше на интуитивном уровне, а теперь всё чётко структурировано. Я вижу результаты каждого сотрудника, что раньше было сложно заметить. Интересно, что после начала программы 80% моей команды сменилось, поскольку не все смогли адаптироваться к новому уровню работы.

    Как изменилось ваше время и роль в компании после внедрения этих изменений?

    Я стал лучше распоряжаться своим временем, перестал брать на себя все функции. Раньше я работал за каждого сотрудника, выполнял задачи на всех уровнях. Теперь у нас есть чёткое понимание функций, и мы продолжаем улучшать управление. Это постоянный процесс, и главное — не останавливаться на достигнутом.

    Что вы рассказываете другим предпринимателям о своём опыте? Как вы их мотивируете?

    Когда общаюсь с другими предпринимателями, всегда делюсь своим опытом. Но каждый должен прийти к осознанию необходимости изменений сам. Я не делаю из этого большого маркетинга, просто рассказываю, как это работает для нас. Мои коллеги часто интересуются, как всё устроено, и я с удовольствием делюсь. Самое важное — это правильное взаимодействие с командой. Часто предприниматели говорят: «Я много работаю, а сотрудники всё время просят повышения зарплаты». С этого и начинается путь к изменениям — нужно наладить профессиональные отношения внутри компании.

    Комментарии к записи Раньше управление было на интуитивном уровне, а теперь всё чётко структурировано отключены

    Read More
  • Благодаря Business Booster делегировала обязанности руководителя по продажам и исполнительного директора

    04.09.2024 • ПубликацииКомментарии к записи Благодаря Business Booster делегировала обязанности руководителя по продажам и исполнительного директора отключены

    Инга Хаенс — резидент Business Booster

    Компания: GiveLove UAB

    Направление: Продажа деловых подарков и брендированной одежды, униформы для школ

    Страна: Литва 

    26 лет на рынке

    Инга, расскажите немного о себе и вашей компании.

    Меня зовут Инга Хайенс, я акционер компании «GiveLove UAB», которую мы основали в 2000 году. Вот уже 25 лет наша компания успешно работает на рынке, специализируясь на продаже бизнес-подарков и брендированной одежды. Когда я начала участие в программе Business Booster, в компании работало 25 сотрудников, но к моменту завершения программы их число сократилось до 14.

    Какие ожидания у вас были от программы?

    Я надеялась, что участие в программе приведёт к расширению компании и её росту. Но, как оказалось, произошли обратные изменения, и компания уменьшилась в размерах. Это стало для меня неожиданностью, но позже я поняла, что это был важный шаг для дальнейшего развития.

    С чем вы связываете такие изменения?

    В 2019 году я решила отойти от повседневного управления бизнесом и сосредоточиться на роли акционера. Мне казалось, что это будет просто: нанять директора и передать ему все полномочия. Однако на практике всё оказалось намного сложнее. С каждым годом ситуация становилась всё сложнее, а затем началась пандемия, которая стала для нас серьёзным испытанием. Мы начали работать в убыток, и сейчас я вынуждена финансировать компанию из собственных средств.

    Расскажите подробнее, как пандемия повлияла на ваш бизнес?

    Пандемия сильно ударила по нашему бизнесу. Мы потеряли скорость работы, сотрудники стали менее продуктивны, особенно когда началась работа из дома. Мы перестали измерять показатели и утратили контроль над процессами, что привело к ухудшению ситуации. Когда мы попытались вернуться к нормальной работе, оказалось, что восстановить прежний ритм уже невозможно, и нам пришлось расстаться с частью команды.

    Как вам удалось справиться с делегированием?

    Делегирование оказалось для меня самым трудным. Раньше я всё делала сама, и это давало результаты. Но когда настало время передать задачи другим, я столкнулась с проблемой: не знала, как правильно это сделать. В итоге я просто передавала задачи, но не делегировала ответственность, что сделало управление неэффективным. Однако благодаря программе Business Booster, мне удалось полностью передать обязанности руководителя по продажам и исполнительного директора. Теперь они работают самостоятельно, и это меня очень радует.

    Что ещё изменилось в вашей работе благодаря программе?

    В рамках программы мы изменили подход к оценке результатов. Раньше мы измеряли показатели ежедневно, но теперь перешли на ежемесячный анализ. Это помогло нам сосредоточиться на долгосрочных целях. Однако сокращение сотрудников вызвало у меня смешанные чувства: с одной стороны, мы снизили затраты, что хорошо, но с другой стороны, у нас теперь нет полностью укомплектованной команды продаж, что затрудняет развитие бизнеса.

    Как сейчас обстоят дела с вашей командой и продажами?

    Мы в основном работаем с B2B клиентами, поэтому наша деятельность происходит в оффлайне. У нас есть небольшой сегмент B2C, который работает онлайн, но он не приносит значительных доходов. Основная часть нашей работы — это оффлайн взаимодействие. Когда мы сократили часть сотрудников в конце прошлого года, сначала было сложно оценить влияние на доходы компании. Однако сейчас мы видим рост на 15-20%, несмотря на сокращение количества продавцов с 10 до 4 человек. Это показывает, что эффективность оставшихся сотрудников значительно возросла.

    Вы упомянули, что часть сотрудников ушла сами. В чём была причина?

    Когда мы внедрили систему KPI, многие сотрудники не захотели работать по новым стандартам. Они стали жаловаться, что стало труднее, и начали распространять негатив среди остальных. В результате атмосфера в коллективе ухудшилась, и мы решили расстаться с этими людьми, даже если они были хорошими продавцами. Их негативная энергия и противостояние изменениям только тормозили развитие компании.

    Какие планы у вас на будущее?

    Наша главная цель сейчас — выйти на точку безубыточности. Мы планируем нанять ещё трёх продавцов, чтобы у нас было семь человек в отделе продаж, работающих по новой системе. Нам нужно укрепить команду, усилить маркетинг и активно работать с клиентами и партнёрами. Мы понимаем, что выйти из убытков будет нелегко, но уверены, что у нас всё получится.

    Комментарии к записи Благодаря Business Booster делегировала обязанности руководителя по продажам и исполнительного директора отключены

    Read More
  • Ваши сотрудники полюбят совещания, если внедрить это

    03.09.2024 • ПубликацииКомментарии к записи Ваши сотрудники полюбят совещания, если внедрить это отключены

    Сотрудники не любят совещания. Они считают, что это скучно, отрывает их от основных задач или вообще считают, что это бессмысленная трата времени. Так происходит потому, что руководители сами не всегда понимают, для чего они собирают сотрудников. Кто нужен на планёрке, а кто нет? Как проводить совещания, чтобы не пришлось снова всех собирать? В этой статье я расскажу, что делать, чтобы сотрудники полюбили совещания и как сделать их эффективным инструментом управления. 

    1. Разделите координации на уровни.

    Рядовым сотрудникам не обязательно присутствовать на созвонах ТОПов, а ТОПам не обязательно присутствовать на планёрках каждого отдела. Чтобы каждый руководитель и сотрудник были погружены в контекст происходящего в компании и имели чёткие приоритеты по задачам, мы разделили регулярные координации на три уровня: 

    — Еженедельные 2-часовые встречи сооснователей с ТОПами. Присутствует только высшее руководство; 

    — Еженедельные 1,5-часовые встречи каждого департамента. Присутствуют все сотрудники и руководители. 

    — 1-2 раза в неделю 30-минутные координации руководителей отделов с сотрудниками. 

    Благодаря такому разделению, сотрудники и руководители всегда находятся в контексте происходящего в компании, знают приоритеты задач и к кому обращаться с вопросами. 

    1. Обозначайте цели координаций

    Для каждого созвона всегда обозначаются конкретные цели. Не надо просто скидывать ссылку на Zoom в рабочий чат с подписью «Коллеги, встречаемся сегодня в 16:00 для обсуждения задачи A». Особенно если на часах уже 15:30. Во-первых, такие внезапные встречи — лишний стресс для сотрудников. Во-вторых, когда они не до конца понимают, зачем туда идти — это плохо скажется на вовлечённости. 

    Перед тем, как назначить созвон, руководитель или сотрудник прописывают в Google календаре название встречи, длительность и главную тему. В Business Booster у каждого сотрудника есть корпоративный аккаунт в Google, и мы можем посмотреть на календаре, какое время и дата лучше подойдут, чтобы собрать всех причастных к задаче. 

    Пример. 

    Название: Установочная координация по контенту для нового курса по маркетингу. Цель: Обсудить и утвердить контент-план по прогреву. 

    Время: с 16:30 до 17:00.

    Благодаря такому подходу, команда приходит на координации уже настроенной на конкретную задачу. 

    1. Регламентируйте время на проведение совещаний

    Для каждой регулярной координации мы разработали четкий регламент по таймингу. Это помогает держать фокус на важных вопросах и не тратить время впустую. Например, еженедельная встреча компании не просто так длится 1,5 часа — первые 15 минут сотрудники общаются на свободные темы, рассказывают, что хорошего у них произошло за неделю, что интересного посмотрели, где побывали и т.д. Благодаря этим 15 минутам, сотрудники любят еженедельные встречи компании: это возможность пообщаться в неформальной обстановке, поделиться своими успехами вне работы и почувствовать себя частью большой команды. 

    Затем каждый отдел отчитывается о результатах за неделю, а в оставшиеся 15 минут желающие могут озвучить благодарность коллеге. Иногда на встречи компании приходят резиденты Business Booster чтобы поделиться своими успехами, а заодно посмотреть, как у нас проходят планёрки. 

    С моими партнёрами мы также собираемся каждую неделю на 2 часа, чтобы поделиться новостями и обсудить стратегию развития. 

    1. Записывайте и храните все координации

    В Business Booster у каждого сотрудника есть личная папка, где хранятся его должностные инструкции, файлы и, в том числе, координации. Ещё на этапе испытательного срока мы показываем сотруднику, как привязать Zoom к рабочему Google-аккаунту и настроить сохранение записей координаций на личный Google-диск. 

    Например, если маркетолог организовал встречу с копирайтерами, то запись созвона будет храниться в его папке сотрудника. Любой сотрудник отдела при необходимости сможет найти и посмотреть эту запись, чтобы уточнить непонятные моменты или посмотреть, если пропустил.

    1. Готовьтесь к совещаниям

    Чтобы не тратить время на дополнительные объяснения и споры, мы ввели правило обязательной подготовки к каждому совещанию, которое включает в себя:

    Формирование четкой повестки — как и для чего будет проводиться совещание; 

    Сбор необходимых данных — ответственные сотрудники составляют идеальную картину готового проекта, в которой прописаны суть задачи, все шаги по достижению цели, что есть и чего не хватает для реализации проекта. 

    1. Контролируйте эффективность

    Чтобы сотрудники не тратили рабочее время зря на пустые созвоны «ни о чём», отдел HR просматривает записи. Это также помогает:

    — Оценить эффективность проведения совещаний;

    — Выявить области для улучшения;

    Результаты внедрения системы совещаний 

    Конечно, сразу всё не заработает. Нужно время, чтобы руководители и сотрудники привыкли к новой системе, научились грамотно формулировать цели совещаний, соблюдать тайминги и т.д. Но это время позже сэкономит вам сотни часов, избавит от бесконечных совещаний, сорванных дедлайнов и потерянных денег. 

    И главное: когда сотрудники знают, что у них в условный вторник и четверг запланированы еженедельные координации, то это упрощает им планирование. А короткие 15-минутные «флудилки» позволяют сотрудникам посмотреть друг на друга не только как на коллег и начальников, но и как на людей с интересами, семьями, увлечениями и т.д. Так команда становится более сплочённой и мотивированной. 

    Комментарии к записи Ваши сотрудники полюбят совещания, если внедрить это отключены

    Read More