Ваши сотрудники полюбят совещания, если внедрить это
Сотрудники не любят совещания. Они считают, что это скучно, отрывает их от основных задач или вообще считают, что это бессмысленная трата времени. Так происходит потому, что руководители сами не всегда понимают, для чего они собирают сотрудников. Кто нужен на планёрке, а кто нет? Как проводить совещания, чтобы не пришлось снова всех собирать? В этой статье я расскажу, что делать, чтобы сотрудники полюбили совещания и как сделать их эффективным инструментом управления.
- Разделите координации на уровни.
Рядовым сотрудникам не обязательно присутствовать на созвонах ТОПов, а ТОПам не обязательно присутствовать на планёрках каждого отдела. Чтобы каждый руководитель и сотрудник были погружены в контекст происходящего в компании и имели чёткие приоритеты по задачам, мы разделили регулярные координации на три уровня:
— Еженедельные 2-часовые встречи сооснователей с ТОПами. Присутствует только высшее руководство;
— Еженедельные 1,5-часовые встречи каждого департамента. Присутствуют все сотрудники и руководители.
— 1-2 раза в неделю 30-минутные координации руководителей отделов с сотрудниками.
Благодаря такому разделению, сотрудники и руководители всегда находятся в контексте происходящего в компании, знают приоритеты задач и к кому обращаться с вопросами.
- Обозначайте цели координаций
Для каждого созвона всегда обозначаются конкретные цели. Не надо просто скидывать ссылку на Zoom в рабочий чат с подписью «Коллеги, встречаемся сегодня в 16:00 для обсуждения задачи A». Особенно если на часах уже 15:30. Во-первых, такие внезапные встречи — лишний стресс для сотрудников. Во-вторых, когда они не до конца понимают, зачем туда идти — это плохо скажется на вовлечённости.
Перед тем, как назначить созвон, руководитель или сотрудник прописывают в Google календаре название встречи, длительность и главную тему. В Business Booster у каждого сотрудника есть корпоративный аккаунт в Google, и мы можем посмотреть на календаре, какое время и дата лучше подойдут, чтобы собрать всех причастных к задаче.
Пример.
Название: Установочная координация по контенту для нового курса по маркетингу. Цель: Обсудить и утвердить контент-план по прогреву.
Время: с 16:30 до 17:00.
Благодаря такому подходу, команда приходит на координации уже настроенной на конкретную задачу.
- Регламентируйте время на проведение совещаний
Для каждой регулярной координации мы разработали четкий регламент по таймингу. Это помогает держать фокус на важных вопросах и не тратить время впустую. Например, еженедельная встреча компании не просто так длится 1,5 часа — первые 15 минут сотрудники общаются на свободные темы, рассказывают, что хорошего у них произошло за неделю, что интересного посмотрели, где побывали и т.д. Благодаря этим 15 минутам, сотрудники любят еженедельные встречи компании: это возможность пообщаться в неформальной обстановке, поделиться своими успехами вне работы и почувствовать себя частью большой команды.
Затем каждый отдел отчитывается о результатах за неделю, а в оставшиеся 15 минут желающие могут озвучить благодарность коллеге. Иногда на встречи компании приходят резиденты Business Booster чтобы поделиться своими успехами, а заодно посмотреть, как у нас проходят планёрки.
С моими партнёрами мы также собираемся каждую неделю на 2 часа, чтобы поделиться новостями и обсудить стратегию развития.
- Записывайте и храните все координации
В Business Booster у каждого сотрудника есть личная папка, где хранятся его должностные инструкции, файлы и, в том числе, координации. Ещё на этапе испытательного срока мы показываем сотруднику, как привязать Zoom к рабочему Google-аккаунту и настроить сохранение записей координаций на личный Google-диск.
Например, если маркетолог организовал встречу с копирайтерами, то запись созвона будет храниться в его папке сотрудника. Любой сотрудник отдела при необходимости сможет найти и посмотреть эту запись, чтобы уточнить непонятные моменты или посмотреть, если пропустил.
- Готовьтесь к совещаниям
Чтобы не тратить время на дополнительные объяснения и споры, мы ввели правило обязательной подготовки к каждому совещанию, которое включает в себя:
— Формирование четкой повестки — как и для чего будет проводиться совещание;
— Сбор необходимых данных — ответственные сотрудники составляют идеальную картину готового проекта, в которой прописаны суть задачи, все шаги по достижению цели, что есть и чего не хватает для реализации проекта.
- Контролируйте эффективность
Чтобы сотрудники не тратили рабочее время зря на пустые созвоны «ни о чём», отдел HR просматривает записи. Это также помогает:
— Оценить эффективность проведения совещаний;
— Выявить области для улучшения;
Результаты внедрения системы совещаний
Конечно, сразу всё не заработает. Нужно время, чтобы руководители и сотрудники привыкли к новой системе, научились грамотно формулировать цели совещаний, соблюдать тайминги и т.д. Но это время позже сэкономит вам сотни часов, избавит от бесконечных совещаний, сорванных дедлайнов и потерянных денег.
И главное: когда сотрудники знают, что у них в условный вторник и четверг запланированы еженедельные координации, то это упрощает им планирование. А короткие 15-минутные «флудилки» позволяют сотрудникам посмотреть друг на друга не только как на коллег и начальников, но и как на людей с интересами, семьями, увлечениями и т.д. Так команда становится более сплочённой и мотивированной.
Related Posts
About the Author: admin
« «За последний год мы выросли примерно в 3 раза» — Юрий Куницкий после Business Booster Благодаря Business Booster делегировала обязанности руководителя по продажам и исполнительного директора »
