Что должен делать руководитель, чтобы сотрудники не нарушали правила
Представим ситуацию, когда вы внедрили в свою компанию инструкции и регламенты для каждой должности. Вы ожидаете, что это позволит устранить хаос и поможет систематизировать бизнес. Но сотрудники отказываются не только выполнять, а даже читать правила. Расскажу вам на примере реального кейса, почему это происходит, и что с этим делать руководителю.
Но прежде хочу поделиться личным опытом. В моей компании ежедневно используются десятки инструкций и регламентов. Мы одновременно работаем с более чем 300 консалтинговыми проектами в США, странах СНГ и на Тайване. Я заметил, что не имеет значения, с какого уголка планеты твои работники, – им всем гораздо проще игнорировать регламенты и инструкции.
Это наблюдение позволило мне разработать четкую последовательность шагов, которые приводят к соблюдению правил подчиненными.
Шаг первый: чем проще – тем лучше
Чтобы соблюдать правила, сотрудник должен их понимать. Позаботьтесь, чтобы инструкции и регламенты были написаны простым понятным языком. Сложные заумные слова только запутают подчиненных – у них пропадет желание не то что следовать инструкциям, но и читать их.
В своей компании я придерживаюсь такого правила: регламенты и инструкции должны быть понятны даже шестикласснику. Реалии таковы, что это всегда нужно учитывать, ведь людям не хочется разбираться в длинных речевых конструкциях и сложных терминах.
Пример из жизни
Как-то я общался с владельцем крупного предприятия по производству котлов. В ходе разговора он сообщил, что внедрил ISO 9001 (международную систему менеджмента качества) на одном из заводов. Он располагался в глубинке и производил соединительные устройства для трубопровода. Проблема заключалась в том, что управленец не знал, как добиться, чтобы сотрудники начали соблюдать введенные стандарты.
Чтобы разобраться в чем дело, я попросил прочитать пять регламентов производства. Оказалось, что за время прочтения всего 20-ти страниц нужно 15 раз обратиться к словарю. Мне были известны отдельные слова, но не было полной картины регламента.
Основная проблема заключалась в том, что регламенты были написаны учеными. Это люди, у которых особый склад ума и взгляд на мир. Они выражаются так, как привыкли выражаться в узких научных кругах. Я признался владельцу производства, что в моей компании такие регламенты непременно бы провалились. Ведь они написаны для научных сотрудников и узких специалистов, но не для рядовых работников.
Решение
Чтобы сделать регламенты понятными для подчиненных, нужно их упростить – убрать все заумные слова. Вместо этого лучше использовать простой язык. Если есть специальные термины, без которых нельзя обойтись, давайте на них разъяснения прямо в тексте регламента.
Шаг второй: добиваемся понимания
Даже написанный простым языком регламент не гарантирует, что его поймут. Вы должны разъяснить сотрудникам основную идею, буквально разжевать правила и убедиться, что все всё поняли.
Это работа, требующая затрат времени. Если у вас большая компания, делегируйте ее. Кто занимается этим в моей компании, расскажу позже.
Как проводить проверку
Тесты и опросы помогут определить, насколько хорошо работники усвоили новые правила. Они должны быть ориентированы не на бездумное зазубривание, а на понимание и практическое применение. Пример вопросов: как нужно поступить в такой ситуации, а как – в другой.
Шаг третий: контролируем соблюдение правил
После того, как вы составили понятный регламент и сотрудники начали его выполнять, расслабляться не стоит. Людям свойственно отклоняться от инструкций, даже если они их хорошо знают. Потому в компании должны быть ответственные за контроль выполнения правил. Без контроля ваши усилия будут напрасными.
Кто отвечает за контроль
Контроль соблюдения регламентов в моей компании осуществляет отделение построения (служба персонала).
В вашей компании проверку следования регламентам может осуществлять HR-отдел. Это не значит, что его работники должны применять к коллегам жесткие меры в случае несоблюдения правил. Проверка должна быть мягкой, а напоминания о нарушениях – вежливыми, только в таком случае инструкция работает.
Подведем итог
Вы не можете на 100% искоренить несоблюдение инструкций в компании. К работе с сотрудниками, которые систематически нарушают правила, HR-специалист может привлечь руководителей. Нужно, чтобы любое несоблюдение было проработано. Нельзя допускать накопления нарушений, ведь они будут усиливать организационный хаос. Инструкции разрабатываются для установления порядка, а не усугубления дел.
Related Posts
About the Author: admin
« Елена Юношева | Ирина Климова «Если бы у меня была эта информация раньше, я бы сейчас была миллионером», — отзыв на Business Booster от компании Starlight Foods »
