Как передавать знания новым сотрудникам?

Как передавать знания новым сотрудникам?

26.03.2024 • Публикации

Обучать каждого нового сотрудника, особенно когда компания активно расширяется, слишком трудоемкая задача и не всегда эффективная. Поэтому лучший выход — создать универсальную базу знаний.

Самый нужный документ, с которым в первую очередь должен ознакомиться каждый сотрудник — его должностная инструкция. Это документ, который описывает процессы, функции и обязанности конкретной должности. А также в компании обязательно должны быть регламенты.

Как создать эффективные должностные инструкции?

Не пытайтесь в одном документе описать все обязанности и таким образом создать должностную инструкцию. Практичная должностная инструкция — папка с набором коротких документов, каждый из которых решает определённую проблему.

Возникла проблема? Опишите в документе, как должен действовать сотрудник, чтобы её решить. Затем подшейте документ в должностные папки сотрудников, к которым это относится. Далее добивайтесь, чтобы они прочитали и выполнили.

Таким образом должностные папки постепенно наполнятся и начнут решать реальные проблемы.

Начните разрабатывать короткие инструкции, которые в итоге сформируют должностные папки сотрудников.

Как добиться, чтобы сотрудники выполняли регламенты

Чтобы компания могла развиваться, каждый бизнес-процесс должен быть регламентирован. Но одна из самых частых проблем — владелец тратит время на написание регламентов, а сотрудники их не читают и не соблюдают правила.

Есть 3 шага, которые помогут добиться от сотрудников выполнения регламентов:

▪️ Шаг 1. Пишите простым языком, чтобы каждый человек сразу понимал, что от него требуется.

▪️ Шаг 2. Проясняйте каждый пункт регламента, пока сотрудник не поймёт, что именно он должен делать. Затем дайте небольшой тест, ориентированный на практику. Например: «Расскажи, как ты будешь действовать в этом случае?».

Добейтесь, чтобы каждый сотрудник проходил тесты по своим регламентам на «отлично». Если есть проблемы — снова объясняйте, разжёвывайте, обучайте. Чтобы это не отнимало ваше время, введите отдельную должность и наймите человека, который будет следить, как сотрудники осваивают регламенты. На оргсхеме это обязанность первого отделения.

▪️ Шаг 3. После внедрения и объяснения регламентов, периодически перепроверяйте, выполняют ли их сотрудники. Всегда есть обстоятельства, которые заставляют нарушать правила. Например, надо действовать быстро и некогда следовать всем описанным технологиям. Но если не следить за соблюдением, эффективность регламентов будет со временем снижаться.

Передача знаний на примере отдела продаж

Сперва нужно проверить, в чём продавец лажает: то есть, на какие вопросы он не может правильно ответить. Например, на вопросы связанные с технологией изготовления, поставками. Знания — это набор определённых сведений, благодаря которым продавец может ответить на вопросы. Составьте список вопросов, на которые он должен знать безупречные ответы. Задайте их и зафиксируйте ответы, которые вас не устраивают: сразу поймёте, чего он не понимает.

Часто проблемы в области продаж заключаются не в том, что у продавца проблемы с коммуникацией или отсутствует понимание технологии продаж и отработки возражений. А в том, что он просто плохо знает продукт или не уверен в нём. Не понимает, почему такая цена, что на неё влияет. Рекомендую начинать обучение продавцов с прояснения продукта. Запишите ответы на эти вопросы, таким образом вы создадите обучающие видео. Эти материалы можно будет использовать и в дальнейшем. И не только продавцов, но и других сотрудников: хорошо знать компанию и продукт должны все.