Повышаем личную эффективность руководителя: как всё успеть и не выгореть
Часто владельцы бизнеса и руководители задумываются, как сбалансировать свою жизнь так, чтобы хватало времени на все сферы: работу, увлечения, семью, отдых.
В попытках организовать время и стать эффективнее, руководители начинают вести тайм-менеджмент. Но из-за недостатка знаний в этой области, допускают ошибки, разочаровываются и всё бросают. В этой статье я расскажу о правилах тайм-менеджмента, которые помогут сбалансировать все сферы жизни и всё успевать.
Акцентируйте внимание на целях
Предприниматели мыслят бизнес-целями, но в тайм-менеджменте важно ставить цели, которые дарят эмоции.
Например, владелец торговой компании хочет к концу отчётного года расширить ассортимент товара и открыть филиалы. Да, это приоритетные для бизнеса цели, но когда этим долго занимаешься — они превращаются в рутину и перестают приносить удовлетворение после успешного результата.
В то же время цель покататься на лыжах будет вдохновлять и заставлять работать больше. Ведь, чтобы поехать на горнолыжный курорт, нужны деньги, которые как раз принесёт открытие филиалов.
Используйте принцип Парето
Его суть: только 20% усилий, которые вы прилагаете к выполнению задач, дают 80% результата. Вам нужно понять, какое именно успешное действие даёт результат и сконцентрироваться на нём, а остальное убрать из плана.
У руководителя есть только 35-40 часов в неделю, которые он может потратить на работу. Посвятите их тому, что помогает достичь целей, а другие дела делегируйте или забудьте о них вообще, если они не несут ценности.
Планируйте абсолютно всё
Если вы хотите отдыхать и развлекаться — выделите на это время в календаре, иначе работа не оставит ни одной свободной минуты. Поэтому планируйте заранее — делайте удовольствия частью своего тайм-менеджмента.
Всё записывайте
Тайм-менеджмент — это аналитический труд, который всегда надо выполнять в письменном виде. Память часто подводит, поэтому фиксируйте планы в ежедневнике или календаре. Сиюминутные проблемы всегда будут отвлекать, но у вас перед глазами должен быть план, который напомнит о приоритетах.
Как это внедрить в жизнь: когда у вас возникла идея, как можно интересно и с пользой провести время — сразу поставьте её в свой план.
Постоянно анализируйте ошибки
Невозможно с первой попытки освоить тайм-менеджмент. Поэтому первый план, который вы составите, может рухнуть. Вам нужно ежедневно анализировать, какие ошибки допустили и принимать их во внимание при составлении нового плана. Тогда с каждым днём ваше планирование будет становиться более реалистичным.
Выделяйте время на составление плана
Выделите 15 минут в день, чтобы посмотреть на свои планы, сделать оценку предыдущего дня. Пусть это станет постоянной рутиной. Потому что жизнь всегда будет казаться важнее, чем её планирование. Но если не уделять этому время, планы, которые вы построите, начнут рассыпаться.
Используйте SMART-технологию
Любая цель должна соответствовать 5 основным критериям:
- Specific — конкретика. Уберите абстрактные понятия типа «масштабировать компанию», замените на конкретные «открыть филиалы в США и Германии».
- Measurable — определите чёткий критерий достижения цели в цифрах: «расширить продуктовую линейку 3 новыми товарами», «открыть 4 новых магазина».
- Achievable — установите достижимую цель, все задачи должны быть реальны. Вы не сможете увеличить прибыль в 100 раз за год.
- Relevant — ставьте цель, релевантную текущим возможностям. Если вы всю жизнь торгуете кроссовками, не ставьте в план «продать 10 автомобилей», намного логичнее будет дополнить линейку спортивными костюмами и аксессуарами.
- Time-bound — установите ограничение по времени. Если вы не укажите, что выручку нужно поднять в 3 раза в течение 8 месяцев, то будете идти к этому годами.
Делайте перерывы в работе
Делите день на отрезки и выделяйте минуты отдыха. Это спасёт вас от перегруза и поможет сохранить силы до самого вечера. В тайм-менеджменте есть известный «принцип помидора»: после каждых 25 минут сосредоточенной работы давать себе 5 минут отдыха. Но он подходит не всем, так как может снизить сконцентрированность на задаче. Поэтому подберите удобный для себя график, объединяющий отдых и работу.
Совмещайте гибкое и жёсткое планирование
При составлении плана сначала пропишите срочные дела, у которых горят дедлайны — встретиться с заказчиком сегодня в обед, передать документы на подпись до 17:00. А затем оставшееся время распределите среди гибких и несрочных дел.
Например, вам нужно через 2 недели сдавать годовой отчёт — выделите сегодня час на сбор документов, завтра 2 часа на их изучение и так далее. Разбивайте всё вплоть до дедлайна.
Related Posts
About the Author: Александр Высоцкий
« Visotsky Inc. | Денис Могилевский «Есть только один работающий подход: практика и внедрение» — Ольга Бут после Business Booster MBA »
