Александр Высоцкий.  “Бизнес как игра. Стандарты управления малым бизнесом” — часть 30.

ЕЖЕНЕДЕЛЬНЫЕ СОБРАНИЯ
продолжение  (первая часть, предыдущая часть)

1. Не объяснить сотрудникам в чем цель собрания персонала, какова повестка и правила проведения. В этом случае они даже без какого-то умысла, просто следуют своим привычкам и опыту, и пытаются превратить это собрание во что-то, чем оно не должно являться: дискуссионный клуб, мозговой штурм, вечер вопросов и ответов.
2. Выбрать неудачное время для проведения собрания, например, проводить собрание в самый разгар рабочего дня, или наоборот — после окончания рабочего дня. Для моих компаний успешно проводить общее собрание в обеденный перерыв, один раз в неделю можно позволить себе сократить обеденный перерыв на пол часа. Как показывает опыт, если на какое-то дело есть только полчаса, оно занимает полчаса, если ограничения по времени нет, дело может занять слишком много времени.
3. Ведущий собрания предоставляет слово кому попало, не добивается, чтобы следовали регламенту, в результате приоритеты искажаются, собрание затягивается или превращается в дискуссионный клуб или совещание. Участники собрания вместо того, чтобы выйти воодушевленными, уползают уставшими.
4. Изменять время собрания. Самых организованных сотрудников, которые привыкли планировать свою рабочую неделю заблаговременно, это сильно расстраивает. Даже если руководитель по какой-то необычайно важной причине отсутствует, собрание должно пройти по расписанию. В этом случае его проводит заместитель, когда нет и его кто-то из руководителей. Если в компании есть еще хотя-бы три человека, собрание должно проводиться.
5. Смешивать еженедельное собрание с другими формами общения с персоналом, например с обучающими семинарами. В этом случае собрание вообще не приносит ожидаемого результата. Никогда не смешивайте еженедельное общее собрание персонала с обучением или чем-то еще. Если по какой-то причине это кажется удобным, проведите собрание в соответствии с описанной последовательностью действий, завершите его, и после этого проводите обучение.
6. Проводить собрание, когда сотрудники находятся на своих рабочих местах. Вы не сможете успешно конкурировать в привлечении внимания аудитории с «Одноклассниками» или “ВКонтакте”. Если вам приходится проводить собрание в рабочем помещении, добейтесь, чтобы все компьютеры были выключены, а секретарь был на своем рабочем месте и принимал все звонки, записывая кто звонил, чтобы после собрания передать сотрудникам.
7. Выступающие на собрании руководители используют непонятные для большинства сотрудников термины, это приводит к тому, что большая часть участников теряет интерес, им становится скучно и руководителю приходится прикладывать значительные усилия, чтобы собрание действительно поднимало боевой дух, а не разрушало его.