Ошибки в этой последовательности создают немало сложностей, невозможно создать эффективный план по закупке товаров, если нет планов по продвижению и продажам, и поставки будет сложно осуществить, если нет плана финансирования закупок. В своей деятельности консультанта я сталкивался с вопиющими ситуациями, так, например в торговой компании на склад закупался товар исходя из объемов реализации, хотя продавцы даже не планировали его продавать.Иногда такие ситуации напоминают настоящий анекдот. Так в одной из компаний, торгующих хозтоварами, был закуплен большой объем ковриков. Коврики пользовались спросом и приносили хорошую прибыль. Но когда отдел закупки договаривался о поставке с производителем, этот план никто не согласовал с планами отдела складского хранения. В результате, когда коврики прибыли на склад, их просто негде было складывать, хранить их на улице было нельзя, так как они могли испортиться. В результате их разместили на складе, забив им все свободное
пространство, работа склада была значительно усложнена этим. Чтобы с этим справиться, избыточный запас переместили со склада компании на склад одного из филиалов. Склад смог нормально работать. Но отдел закупок на этот не остановился, так как они не согласовывали свои планы и с отделом продаж тоже, через некоторое время они увидели, что ковриков на складе нет. И как вы думаете, что они сделали? Конечно закупили еще одну партию этих ковриков.

В 2008-м году в компании, поставляющей металл производственным предприятиям, отсутствие планирования со стороны отделения три, при снижении мировых цен на металл,  привело к потери половины оборотных средств. Все шло как обычно —  отделение Распространения заключало договора на поставки по текущим ценам, а техническое отделение продолжало делало закупки у производителей по текущим ценам, вот только время на поставку от производителя занимало более двух месяцев и за это время цена на металл снижалась более чем на 20%. В результате такой «деятельности» компания съела значительную часть своих оборотных средств, так как отделение 3 не занималась планированием своей деятельности, и планы отделений не были согласованы между собой. Если бы планы каждого из подразделений в этой компании согласовывались между собой, эта проблему обнаружили бы очень быстро. В такой ситуации стоило  вообще остановить всю деятельность по поставке металла, пока цены не перестанут падать. В результате компания сохранила бы оборотные средства.

Последовательная нумерация  отделений  оргсхемы символизируют замкнутость потока производства продукта. При этом отделение 7 находится над потоком производства, так как осуществляет управление,. Можно сказать, что оргсхема представляет собой спираль, и если уровень производства в отделениях растет, эта спираль раскручивается в сторону расширения, если уровень производства сокращается — витки спирали становятся уже. Непосредственно поток производства продукта перетекает из отделения 6 в отделение 1. После того, как компания получает все больше влияния на рынке благодаря деятельности отделения 6, отделение 1 расширяет организацию и т.д.

Некоторые бизнесы, например рестораны или отели имеют естественные ограничения в развитии, связанные с площадью и расположением. Для расширения им приходится «клонировать» свою оргсхему, открывая новые подразделения. Но большинство компаний могут расширяться долгое время.

Если вы способны представить свою компанию, как логичную и естественную последовательность из этих семи основных функций, вы можете видеть и возможности развития и проблемы,  осознанно управлять развитием. Благодаря оргсхеме каждый член команды может понимать свобственный ЦКП и ЦКП всех остальных. Это позволяет ему самому лучше играть свою роль, и взаимодействовать с другими. Очень часто сотрудники перегружают руководителей вопросами только потому, что не знают, к кому непосредственно нужно обратиться. Оргсхема, на которой указаны имена членов команды, позволяет быстро сориентироваться и понять, с кем необходимо решать тот или иной вопрос. Для этого необходимо не только разработать оргсхему и повесить ее на стену, нужно также обеспечить, чтобы каждый член команды хорошо ее понимал.

В этой главе организующая схема, описана только в общих чертах. В каждом отделении есть множество функций, с которыми стоит разобраться, чтобы понять, как применить ее в вашем бизнесе. Вы можете больше узнать об этом, а также об остальных законах оргсхемы из книги “Оргсхема. Как разработать структуру компании”.

Но уверен, что даже общий взгляд на этот инструмент администрирования, уже позволил вам во-первых понять, насколько важно использовать ее для организации работы,  во-вторых лучше понять законы формирования команды. Кроме того, вы скорее всего уже обнаружили какие-то функции, выполнение которых могут значительно повысить результаты вашей команды.

(Отрывок из книги «Бизнес как игра. Стандарты управления малым бизнесом») © Александр Высоцкий. 2013