продолжение  (первая часть, предыдущая часть)


Еще один момент, связанный с производством ЦКП и выполнением обязанности члена команды — это практичные должностные инструкции. Очень часто в какой-то момент, руководители начинают кампанию по написанию должностных инструкций, стараясь подробно описать обязанности всех сотрудников. Но они сталкиваются с тем, что в небольшой компании сотрудники выполняю множество зачастую не связанных между собой функций. Например в маленькой компании скорее всего не будет секретаря приемной, который выполняет только эту работу. Ему также прийдется выполнять функции по обеспечению офиса, возможно — вести кадровую документацию или даже бухгалтерские документы. Очевидно, что — это работа разных должностей и даже сформировать ЦКП для такого “многостаночника” невозможно. Причина действительно в том, что сотрудник тратит часть своего времени на выполнение работы секретаря, и у это работы ЦКП это — быстро и безошибочно направленные телефонные звонки, почта и посетители. В тоже время он выполняет работу специалиста по кадровому учету, а его ЦКП — безупречная и актуальная кадровая документация, соответствующая требованиям законодательства. А когда этот человек занимается обеспечением офиса, его ЦКП — обеспеченные всем необходимым для работы сотрудники компании. Три разных функции, три разных продукта и один человек, который отвечает за их производство. Можно сказать, в этой команде он является игроком, у которого три разные роли в игре. И игра действительно получится только если и он сам и остальные члены команды хорошо понимают эти роли. При этом  у него должны быть три разных должностных инструкции, так как с ростом компании, каждая из этих функций будет занимать все больше времени, и со временем ему прийдется передать их одну за другой новым сотрудникам  компании.

Обратите внимание, что когда в команду приходит способный человек, первое, что он просит дать ему — должностную инструкцию, чтобы разобраться в том, что от него ожидается. Если она есть и достаточно хорошо описывает работу, он может очень быстро стать полноценным членом команды, если такой инструкции нет, он будет  по крупицам собирать информацию о своей области деятельности, на это будут уходить время и силы, и пока он с этим не разобрался, он будет обузой для команды. Довольно часто бывает так, что новый сотрудник приходит в компанию, но его товарищи и руководитель настолько загружены работой, что никто не хочет тратить время на то, чтобы достаточно хорошо объяснить ему особенности работы. В результате, пробыв в компании несколько дней, он просто исчезает. Однажды я наблюдал такую картину в отделе продаж собственной компании. Отдел продаж был сильно перегружен и туда нужны были новые сотрудники, но даже после тщательного отбора, кандидаты приходили в отдел продаж, проводили там несколько дней и исчезали в неизвестном направлении.  Сначала я потребовал провести исследование и опросить этих ребят, почему они не захотели продолжить работу в компании, все они называли разные и очень социальные причины — не понравилась деятельность, это не мое, мне предложили работу интереснее. Но мы провели исследование и обнаружили, что новыми сотрудниками просто никто не занимается, никто не хочет тратить время на введение в должность, им просто дают какие-то отдельные инструкции для прочтения и говорят, чтобы они просто смотрели и учились. Честно говоря, я был в шоке, так как найм любого нового сотрудника обходится компании довольно дорого — это объявления, отбор резюме, интервью, зарплата специалиста по найму и т.д., таким образом компания просто выбрасывала силы и деньги на ветер. И что еще обиднее — эти люди были очень нужны в отделе продаж, и из-за их отсутствия компания теряла потенциальную прибыль и это тормозило ее развитие.
Но возникает практичный вопрос — как же создать все эти должностные инструкции на каждую отдельную должность или роль в игре? Очевидно, что мы не можем остановить деятельность компании и посадить всех писать эти инструкции или нанять кого-то, кто все это опишет. Даже если это сделать, очень быстро эти инструкции устареют, так как в растущей команде постоянно появляются новые правила игры, которые постепенно формируются, когда компания сталкивается с новыми барьерами. Очень практичное решение этого вопроса, которое уже отлично себя зарекомендовало в тысячах компаний. Это решение заключается в том, что вместо понятия должностная инструкция используется должностная папка[2]. Должностная папка — это просто обычная папка-скоросшиватель с кольцевым механизмом, которую заводят на каждую отдельную должность, которую занимает сотрудник. Например, несмотря на то, что наша консалтинговая компания уже довольно большого размера, у меня есть папка основателя компании, есть папка главного консультанта, а так как я периодически читаю семинары в разных городах — папка лектора. Это — три совершенно разных должности, каждая из которых имеет свои собственные обязанности.




Продолжение