Сотрудники всё время нарушают правила: как с этим бороться?
Чтобы оптимизировать работу компании и сделать бизнес более эффективным, руководители разрабатывают регламенты. Но когда они передают их сотрудникам для ознакомления, то сталкиваются с тем, что многие даже не открывают документ. Но в таком случае сложно систематизировать бизнес и избавиться от хаоса.
За годы консультирования разных бизнесов по всему миру я понял, что отношение сотрудников к регламентам и инструкциям везде одинаковое — их любят игнорировать больше, чем соблюдать. Поэтому в каждой компании, с которой мы работаем, внедряем три последовательных шага, которые помогают добиться выполнения сотрудниками установленных правил.
Шаг 1: Упрощайте текст
Чтобы сотрудники придерживались правил, они должны их понимать. Многие люди по нескольку раз перечитывают текст и не могут понять, о чём он. Поэтому пишите текст максимально просто, чтобы его мог понять каждый человек в компании. Не используйте сложные научные термины, которые сотрудники просто машинально будут пропускать.
Я руководствуюсь таким правилом при написании регламентов: создать документ, который поймёт и ученик 6 класса.
Опыт моего клиента
Мой знакомый предприниматель, у которого своя компания по производству котлов, внедрял в компании ISO 9001 (международный стандарт системы менеджмента). Он пришёл ко мне с вопросом: «А как заставить работать все эти стандарты?».
Я взял почитать те регламенты, которые он внедрял, и за 20 первых страниц 15 раз воспользовался словарём. Я не понимал многие термины и из-за этого терялся весь смысл текста.
В чём была проблема: эти тексты писал человек науки. Он иначе смотрел на мир и пытался и хотел поразить окружающих интеллектом. Поэтому и составлял текст будто бы не для сотрудников, а учёных.
Шаг 2: Убедитесь, что сотрудник понял написанное
Когда вы упростили текст и сделали его максимально понятным, не думайте, что теперь все кинуться выполнять инструкции. Без дополнительного обучения сотрудники всё равно могут понять регламент не до конца. Поэтому разъясните все непонятные моменты и убедитесь, что люди их поняли.
Чтобы проверить, усвоены ли знания, разработайте небольшой тест на знание содержания инструкции и добейтесь, чтобы каждый его прошёл. Но это делается не ради того, чтобы сотрудники тупо зазубрили каждый пункт, а чтобы они могли разобраться, как они поступят в той или иной ситуации на практике.
Шаг 3: контролируйте выполнение
Если вы создали простую инструкцию и добились, чтобы сотрудники с ней ознакомились — это не значит, что дело сделано. Ежедневная рутинная работы и завалы заставляют иногда отклоняться от правил и работать «как придётся». Поэтому у вас в компании должен быть человек, который следит, чтобы сотрудники придерживались правил. Если этого не будет — ни один регламент не проработает долго.
В Visotsky Consulting есть департамент построения, одна из функций которого — контролировать выполнение регламентов. Если сотрудники отклоняются от правил, то им всегда прилетают замечания и корректировки от сотрудников этого подразделения. В таком случае всё работает слаженно.
Выводы
Чтобы сотрудники выполняли регламенты, следуйте трём простым шагам:
- Пишите простой текст;
- Убедитесь, что сотрудник понял написанное;
- Контролируйте выполнение.
Related Posts
About the Author: Александр Высоцкий
« Высоцкий Консалтинг | Илья Кузнецов «Теперь каждое утро просыпаюсь с новой идеей, как развивать свой бизнес» — Елена Аввакумова после тренинга от Visotsky Consulting »
