Как выбрать персонального помощника и какие функции ему передать?
Время предпринимателя стоит дорого. Поэтому нужно распределять его рационально и выделять на те области, которые способствуют усилению и масштабированию компании. А менее важные, рутинные, дела делегировать другим людям.
Чтобы избавиться от лишней работы, которая отнимает время, владельцы часто прибегают к услугам персонального помощника. У меня уже несколько лет работает человек, которому я делегировал 20% своих дел, поэтому в этой статье я, на основе личного опыта, дам советы, как выбрать помощника и какие функции ему делегировать.
Как я работаю с персональным помощником
Так как я нахожусь в США, а мои сотрудники преимущественно в СНГ, я руковожу только удалённо, и в этом мне помогает Руслан — помощник, который со мной уже больше 2 лет.
Иногда у него практически нет никаких задач, если я в отъезде на оффлайн-конференции, например. Но в обычном рабочем режиме, мои поручения занимают у него 10-20 часов в неделю. И это очень ценно, что такой объём работы я могу переложить на другого человека, вместо того, чтобы тратить на это своё время.
Ведь тут речь не только о потраченных часах, но ещё и о переключении внимания, концентрации, продумывании творческих идей. Помощник помогает не забивать голову мелочами, а проводить время с пользой.
Как выбрать персонального помощника
Есть несколько общих требований, которые я выдвигаю ко всем должностям. Но всё равно смотрю на персональные качества каждого человека и принимаю во внимание особенности работы на конкретной должности. Например, идеальный бухгалтер — усидчивый человек с низким уровнем активности, который умеет концентрироваться, руководитель — тот, кто может работать с людьми и т. д. Но есть обязательные требования для всех.
К примеру, для меня неприемлемо нанимать на работу в консалтинговую компанию человека с IQ ниже 120. Это стандарт, который я никогда не нарушу, но я согласен с тем, что для каждой компании должны быть свои критерии и кто-то эту планку может занизить.
Ещё один критерий — эмоциональное состояние человека. Он любит жизнь или негативно относится ко всему? Для вторых всё всегда не так, они во всех областях ищут только плохое. А я хочу, чтобы сотруднику нравилось работать в компании. Поэтому ищу позитивно настроенных людей и отказываю негативщикам, даже если они высококлассные специалисты.
Следующее — умение человека показывать результаты. Сейчас легко искать информацию — всё есть в открытом доступе в интернете. Поэтому когда кандидат приходит на собеседование, он уже знает ответы на любой вопрос. В таком случае назначьте тестовую неделю и посмотрите, какие результаты может дать человек. Так вы поймёте, стоит ли брать его на работу.
Функции, которые нужно передать персональному помощнику
Что именно я делегировал персональному помощнику:
Поиск данных
Допустим, мне для работы нужно посмотреть, как выстроены организационные структуры владельцев ресторанов, которые проходили наши консалтинговые программы. У меня нет времени думать, кто из команды может предоставить мне эту информацию. Поэтому я просто открываю чат с помощником и пишу ему просьбу кинуть мне все нужные ссылки. Это лёгкая работа, но она сэкономила моё время.
Чтобы получать информацию быстро, помощник отдаёт распоряжения от моего имени.
Передача информации сотрудникам
Например, я назначил онлайн-встречу финансовому директору компании, но забыл его предупредить, какие документы нужно подготовить. Вместо того чтобы думать, как ему это передать (почтой, сообщением в чате, с помощью звонка), я просто надиктовываю помощнику, что нужно собрать, и он идёт к сотруднику. Так я концентрируюсь на важной работе, а не распыляю внимание на звонки и сообщения.
Передавать распоряжения и следить, чтобы их выполнили
Для встречи сооснователей мне нужна презентация. Если честно, я даже не знаю, кто в моей компании их делает. Поэтому я просто отдаю просьбу помощнику, а он ищет ответственного и добивается, чтобы всё было готово к сроку.
Назначение встреч
У помощника есть доступ к моему календарю, и он назначает рабочие координации во всеми топ-менеджерами компании. Если мне нужны регулярные еженедельные координации, допустим, с руководителем службы стратегического маркетинга, то помощник подберёт время, которое удобно для нас двоих и поставит повторяющуюся координацию. Потом он просто оповестит меня, что всё готово, и я без проблем буду заходить на созвоны с директором.
Ведение календаря
Важное требование: если мне назначают встречу через Google Календарь, то через описание нужно прикреплять все документы, которые могут понадобиться. За всем этим следит помощник и пишет сотрудникам, если они не соблюдают условия.
Ещё одна задача помощника — следить, чтобы мне не ставили несколько встреч на одно время. Если кому-то нужна внепланова встреча, сначала я прошу согласовывать это со мной.
Напоминание о запланированных делах
Некоторые координации отнимают больше времени, чем на них отводится, и я за этим не всегда слежу. Поэтому если я засиделся на созвоне — помощник должен мне напомнить, что меня ждут где-то ещё или у меня другие планы.
Также он напоминает, что нужно поздравить близких с памятными датами, потому что я могу заработаться и забыть о Днях рождения или годовщинах.
Совершение покупок
В обязанности помощника входят оплаты разных личных приобретений. К примеру, подарки маме или перевод денег. Руслану, который живёт в СНГ, легче это устроить, чем мне из США.
Также к этому относится покупка билетов для меня, бронирование отелей и т. д.
Выбор товаров
Если мне нужно что-то купить, помощник собирает информацию, где и как это лучше сделать. Он мониторит сайты, читает отзывы, отбирает и передаёт мне.
Например, год назад я захотел привезти из отпуска головку сыра, но не был уверен, что в США можно ввозить еду. Тогда я попросил Руслана изучить законы, и он успокоил меня, что сыра можно везти сколько угодно.
Заполнение заявок на выделение средств
Когда я покупаю что-то относящееся к компании, мне должны компенсировать эти затраты. Например, деньги на покупку оборудования для съёмок видео на мой YouTube идут из бюджета компании. Но чтобы мне их одобрили, нужно заполнять соответствующие заявки. Это делает помощник, а я экономлю большое количество времени.
Как понять, эффективно ли работает ваш личный помощник
Чтобы измерять результаты, нужно понять, какой конечный продукт вы должны получать от человека на должности помощника. Я считаю, что результат работы помощника — время, которое он смог освободить для руководителя.
Поэтому еженедельно мой помощник ведёт статистику, где указывает количество часов, затраченное на выполнение моих поручений. Так я понимаю, сколько времени он мне сэкономил. А час времени владельца и час помощника — стоят по-разному.
Чем больше времени помощника ушло на мои задачи, тем сильнее я радуюсь. Когда вижу, что человек отработал 20 часов, то представляю как на его месте этой рутиной мог заниматься я и становится плохо. Хочу чтобы помощник работал все 40 часов в неделю — тогда я буду знать, что делегировал всё, что мог.
Какие качества должны быть присущи персональному помощнику
Некоторым людям искренне нравится делать жизнь других комфортнее. Когда они видят, что помогли начальнику сэкономить его время и сделать работу более эффективной, то они искренне радуются. Также есть противоположности — люди, которые хотят «звездить» и побеждать самостоятельно. Такие точно не станут эффективными помощниками, они будут усиливать не вас, а себя.
Важно, чтобы человек на должности помощника готов был работать с вами долго. Потому что посвящать каждый месяц нового человека в свои дела, знакомить с бизнесом и командой, выстраивать линию коммуникации — энергозатратно.
Я не хочу, чтобы мой помощник тесно общался с командой. Хорошо, если он не бывает в офисах компании и не сближается с сотрудниками.
Чтобы найти помощника, я лично провёл 15 собеседований и подобрал комфортного для себя человека.
Выводы
Всё, что можно делегировать персональному помощнику — делегируйте. Помните, что ваше время дороже, поэтому чем больше часов работает помощник, тем сильнее вы экономите.
Related Posts
About the Author: Александр Высоцкий
« Высоцкий Консалтинг | Смирнова Екатерина Коуч Business Booster Олеся Тимошенко: 5 ошибок в системе заработной платы, из-за которых уходят сотрудники »
