Система учёта рабочего времени сотрудников на удалёнке

Нужно ли использовать систему учёта рабочего времени сотрудникам на удалёнке?

03.01.2022 • Блог Александра Высоцкого, Публикации

Сотрудников на удалёнке сложно контролировать. В офисе руководитель может подойти и посмотреть, чем занят подчинённый, но когда все работают из дома — эта возможность пропадает. Некоторые люди ленятся выполнять рабочие задачи, когда никто не стоит у них за спиной и не требует этого. Поэтому часто переход на удалёнку приводит к снижению эффективности команды и всей компании в целом.

С переходом из офиса домой появляется необходимость в новых методах контроля работы сотрудников. Многие компании вводят обязательное правило использовать специальные программы по учету рабочего времени. Например, моя компания «Visotsky Consulting» использует «Time Doctor». Для нас это удобно, но знаю, что другие предприниматели сталкиваются с проблемой — сотрудники чувствуют будто за ними следят с помощью таких программ и уходят из компании. В этой статье я расскажу, как использовать системы учёта рабочего времени так, чтобы сотрудники не испытывали дискомфорт.

«Time Doctor»

«Time Doctor» — это программа, которая учитывает рабочее время сотрудников. Когда подчинённый начинает работать, он прописывает название задачи и запускает программу. После этого «Time Doctor» раз в несколько минут делает снимки экрана. По ним легко понять, чем сотрудник занимался на самом деле в рабочее время.

В «Visotsky Consulting» использование этой программы удалёнными сотрудниками обязательно. Мы сразу предупреждаем об этом на собеседовании. Когда начисляем зарплату, то ориентируемся на количество отработанных по «Time Doctor» часов. Так как 70% команды работает онлайн — «Time Doctor» сильно облегчает управление.

Важность хронометража

«Time Doctor» помогает узнать, на что действительно уходит время. И это полезно всем, не только удалённым сотрудникам. Когда вы отследите хронометраж рабочего дня, то увидите, какие задачи отнимают у вас огромное количество времени, а что удаётся делать быстро. Это поможет более тщательно планировать свой день.

Некоторым людям кажется, что они живут на работе и тратят на задачи по 14 часов в день. Но если отследить, чем они занимаются в течении рабочего дня, то окажется, что дела занимают только часов 6, а всё остальное время — это разговоры с коллегами, обеды и перерывы на кофе.

Большинству владельцев бизнеса учёт времени помогает эффективно делегировать задачи. Благодаря этому предприниматель освобождается от рутины и у него появляется время на развитие компании.

Удобство систем учёта рабочего времени

Руководителю намного проще контролировать сотрудников с помощью программ для учёта рабочего времени. Когда он видит, на что уходит время сотрудников, становится понятно, что получается хорошо и быстро, а с чем у работника проблемы. В таком случае можно помочь работнику разобраться с той областью, которая отнимает много времени, пока это не стало «узким местом».

Также легко понять, когда человек не работает вообще, а только изображает бурную деятельность. Например, у нас в компании был человек, который каждый день сдавал руководителю чемпионские отчёты, где было отработано больше 10 часов по «Time Doctor». Когда посмотрели скриншоты, которые сделала программа, оказалось, что несколько часов каждый день работник смотрит сериалы с работающим «Time Doctor».

Сопротивление сотрудников

Некоторые сотрудники говорят, что им некомфортно работать с программами, которые делают скриншоты их экранов. Появляется ощущение, будто за ними следят. Мне кажется это странным, потому что обычно продуктивные люди любят отслеживать, на что они тратят своё время и что приводит их к хорошим результатам.

Я думаю, настоящая причина ухода сотрудников после внедрения систем учёта рабочего времени в том, что руководитель преподносит это как подавляющую дисциплинарную меру. Никто не объясняет сотрудникам, что это удобный инструмент для повышения личной эффективности. Сотрудники воспринимают программы как нечто, что будет за ними следить, потому что это так и преподносят.

Объясните сотрудникам, что с помощью систем учёта рабочего времени им самим будет комфортно отслеживать на что уходят часы за компьютером и повышать производительность.

Выводы

С помощью систем учёта рабочего времени удобно отслеживать на что уходит время сотрудников на удалёнке. Только не преподносите внедрение специальных программ, как дисциплинарную меру. Объясните сотрудникам, что это поможет им повысить персональную эффективность.