Как правильно писать план для сотрудника?
Руководитель не должен писать план для сотрудника. Если вы хороший руководитель, вы должны знать один секрет: вы не планируете за своих сотрудников, вы ставите им задачи. В этой статье расскажу, кто и как должен составлять недельный план.
Как составлять план
Вы ставите перед ними какие-то планки, задачи, связанные с тем, что надо что-то построить, внедрить и так далее.
А дальше вы говорите: «Дружок, иди и напиши план на неделю с конкретными задачами и примерным временем на выполнение каждой задачи». Самое главное — план должен быть выполним, там не должно быть кучи задач, которые нельзя сделать за выделенное время. Иначе потом и вы и ваши сотрудники скажете «Планы не работают, это полная фигня».
Я начал внедрять планы среди своих сотрудников в 2002 году. И сначала они приносили такие неработающие планы. Лучший из сотрудников принес план на трех листах мелким шрифтом. Очевидно, что он был нереальным. Я предложил ему прикинуть, сколько каждая из задач занимает времени. Например, составить договор — 30 минут, встреча с клиентом вместе с дорогой — 1,5 часа. И так по каждому пункту. В итоге у него набралось около 68 часов. Максимум в недельном плане должно быть 30-35 часов. И то, если план забит под завязку, 35 часов, скорее всего, превратятся в 50. Что противоречит трудовым кодексам и стандартам, но в принципе выполнимо. Но если там 68, этот план гарантированно 100% будет провален.
В итоге сотрудник провалит те задачи, которые ему наименее привычны. Это, скорее всего, будут самые приоритетные задачи, связанные с развитием. Потому что сотрудникам свойственно откладывать те дела, которые для них неудобны.
В результате выполнения такого плана сотрудник устанет: он будет загнан, он будет работать нереальное количество часов. И самое обидное, что это не приведет ни к какому развитию. Поэтому мы должны поставить задачи, а потом сам сотрудник напишет план, как он это будет выполнять и как оценивает каждую задачу во времени. А вы как руководитель, смотрите — выполним он или нет. Если он невыполним, вы обсуждаете, что является менее приоритетным и корректируете это.
Как внедрять планирование
Внедрять планирование надо так, чтобы команда понимала, как это инструмент поможет им в работе. Я выделил три этапа плавного внедрения:
1. Создание организационной структуры
Организационная структура нужна, чтобы каждый сотрудник понимал свои должностные обязанности и то, где начинаются и заканчиваются его полномочия. Если нет областей ответственности, невозможно планировать.
2. Внедрение измерения результатов
Без измерения результатов невозможно понять, дает ли планирование желаемый эффект. Например, вы планируете повысить продажи, но не устанавливаете недельную норму. При отсутствии инструментов измерения: цифр, графиков и статистики — нельзя оценить проделанную работу.
3. Контроль выполнения планов
Люди не против самой идеи планирования, просто они не привыкли работать по плану. Задача руководителя — не только научить сотрудников планировать, но и проконтролировать выполнение планов. Тогда все задачи будут выполняться вовремя, вырастут результаты и подчиненные поймут, что планирование работает.
Как контролировать выполнение плана
И теперь вам в течение недели остается только смотреть, как сотрудник идет по ходу выполнения плана. Безусловно, поначалу вы столкнетесь с тем, что сотрудники планируют нереалистично, поэтому в процессе надо будет что-то изменить, добавить. Вам нужно будет помочь это сделать. Но ваша задача — добиться, чтобы у сотрудника всегда был актуальный план. И обратите внимание, что это не ваш план. Это его план. Он сам его составил.
И поэтому он хочет его выполнять в гораздо большей степени, чем если бы вы скинули ему целый список задач и сказали «иди и делай». Пускай он сам выбирает, когда и как он будет делать эти задачи — вам надо, чтобы план был выполнен.
В начале каждой недели сотрудник должен составлять для себя список задач, которые собирается реализовать. Так руководитель будет видеть, чем заняты сотрудники каждый день, как их недельные планы согласуются между собой и с приоритетами компании.
Related Posts
About the Author: Александр Высоцкий
« Business Booster | Наталья Болквадзе «Мы увидели новые зоны роста для нашей компании», — Владимир Швец об акселераторе Business Booster »
